En un entorno comercial cada vez más competitivo, mis colegas del sector retail y logístico, estamos siempre  buscando maneras de optimizar nuestras operaciones. Y bueno, mi empresa no fue la excepción.

En esta ocasión la iniciativa fueron las famosas etiquetas electrónicas.

En conjunto con mi jefe y el equipo de H3S, quienes son los proveedores de esta tecnología, nos pusimos en la tarea de explorar el mundo de las etiquetas electrónicas, desde un enfoque financiero. Para arrancar, nos planteamos las siguientes preguntas:

• ¿Realmente hay un ahorro al implementar etiquetas electrónicas vs. las etiquetas tradicionales de papel?
• Y si sí existe ¿cómo calculo el ROI de las etiquetas electrónicas? 
• ¿Además del ahorro, las etiquetas electrónicas ayudan a aumentar los ingresos de mi tienda? Si es así, ¿cómo lo hacen? ¿Qué estrategias son las más usadas?

Vamos de lo sencillo a lo complejo. Empecemos por entender qué son las etiquetas electrónicas.

Las etiquetas electrónicas son pequeños dispositivos de tinta digital que reemplazan las tradicionales etiquetas de papel que se ubican en las góndolas para mostrar precios, y en algunas ocasiones, las características del producto. 

Conoce cómo funcionan las etiquetas electrónicas para gestión de precios y sus beneficios aquí.  

Imagínate poder controlar desde tu oficina los precios de todos los productos, en todas las tiendas, de forma simultánea. Y no solo los precios, cualquier información que desees comunicar a los clientes, gracias a que el sistema cuenta con una herramienta de diseño súper intuitiva que permite al equipo de mercadeo dejar volar su creatividad.

Durante esta investigación aprendimos muchas estrategias de mercadeo orientadas a impulsar las ventas, sin embargo, en este artículo, nos enfocamos 100% en el ahorro de costos.

Para iniciar un análisis de ahorro el primer paso fue analizar cómo funcionaba nuestra operación existente con etiquetas de papel.

El costo laboral hace referencia al costo humano, en términos de tiempo y esfuerzo, de aprovisionar y cambiar físicamente las etiquetas en las tiendas

En este aspecto hubo dos perspectivas interesantes que nos llamaron la atención.

La primera es el aumento del costo laboral en Colombia:  hoy el salario mínimo es de 2.000.000 COP mensuales para jornadas de 42 horas laborables por semana. Adicionalmente, hay que contemplar los extras, correspondientes a fines de semana, horario nocturno y festivos. Es decir el costo por cada trabajador ronda alrededor de 12.300 COP por cada hora de trabajo.

Y el tema no mejora. Si observas en Colombia, en los últimos 5 años el salario mínimo ha tenido un incremento promedio cercano al 12% anual. Esta cifra es importante tener en cuenta al momento de hacer proyecciones en el análisis de pérdidas y ganancias de nuestra compañía.

El segundo punto que llamó nuestra atención es el tiempo consumido de una persona cambiando etiquetas: en su momento pensamos que era un valor insignificante, pero al medirlo, nos dimos cuenta de que es representativo. 

En promedio, una persona tarda 180 segundos en cambiar una etiqueta de papel. Este tiempo incluye el proceso desde que ingresa al POS, imprime, busca el producto, se desplaza, retira el accesorio y hace el cambio de la etiqueta de papel. Es decir, una persona puede cambiar hasta 20 etiquetas por hora de trabajo.

A 12.300 euros por hora del trabajador, el costo laboral de cambiar una etiqueta es de 12.300 / 20 = 615 COP. 

En promedio nuestra tienda cambia un 10% de etiquetas por semana. Es decir, de las 1.500 etiquetas que tenemos por tienda, alrededor de 150 se cambian semanalmente. Al año son 7.800 cambios de etiquetas (150 cambios x 52 semanas).

El costo laboral anual por cada tienda es de 7800 x 615 = 4.797.000 COP anuales. 

Esto se alinea muy bien con el enfoque de los Supermercados Hard Discount, donde todo está optimizado para reducir costos, especialmente en aspectos como la mano de obra, que se prioriza en la actividad más importante: las cajas de pago.

A medida que avanzábamos en este ejercicio con mi jefe y conversando con las diferentes áreas de la compañía, nos dimos cuenta de que existen muchos otros costos asociados a las etiquetas de papel que no son fáciles de ver y SÍ son difíciles de calcular.

A continuación resumo algunos de esos costos:

• Pérdida de margen por precios desactualizados: existen algunos SKUS que tienen cambios impredecibles de costos de acuerdo con las condiciones climáticas / comerciales de ciertas zonas en Colombia o por variaciones en la TRM . La lenta capacidad de reacción al cambiar las etiquetas manualmente nos ha llevado a vender productos por debajo del margen de venta. 

​Porcentaje de margen reducido estimado: 2%

• Costos por integridad de precio (multas): por error humano recibimos reclamaciones del cliente por diferencia de precio en la etiqueta respecto al valor a pagar en la caja. En estos casos, por política de nuestra empresa, se le cobra al cliente el valor en la etiqueta. 

​Porcentaje de margen reducido estimado: 0,5%

• Costos por desperdicio de comida: este costo viene reflejado por la incapacidad de vender productos perecederos próximos a su vencimiento. La capacidad de reacción para ofertar descuentos en productos próximos a fecha de caducidad habría permitido recuperar parte del desperdicio. Este valor se calculó basado en la experiencia del personal de pricing a partir de promociones estrella.

​Porcentaje de reducción de desperdicios: 15%

• Reducción de tiempo personal asesoría: las etiquetas electrónicas cuentan con diversos campos interactivos (lectores de QRs, lectores de NFC,  LEDs para ubicar producto en tienda, varios campos de diseño, múltiples páginas , etc), para resolver rápidamente las dudas de los clientes. Ejemplo: propiedades del producto, preguntas frecuentes, entre otros. Esto permite reducir tiempo de personal en tienda.

​Porcentaje estimado de reducción de tiempo: 5%

Para facilitar el análisis del costo por etiqueta se contempló únicamente el costo laboral, el costo de insumos y el costo administrativo llegando a un valor total estimado de 624 euros por etiqueta.

Con 7.800 cambios por año, el costo total por tienda es de 7800 x 645 = 5.031.000 COP por año. Los demás costos se presentaron como valor agregado que las etiquetas permiten ahorrar para la empresa. 

Existen diferentes tipos de etiquetas electrónicas dependiendo del tamaño y su caso de aplicación.

Respecto a los tamaños las etiquetas se miden por la diagonal de su pantalla. Vienen desde 1,6 pulgadas (4 cm aprox) hasta 9,7 pulgadas (25 cm aprox). Se encuentran de múltiples colores, para ambientes indoor, outdoor, nevera o refrigerador.

Para el ejercicio utilizamos las etiquetas más comunes de góndola, que son de 2,6 pulgadas en su diagonal (7,2 cm x 4,1 cm).

Adicional a las etiquetas, también hay que tener en cuenta:

• El controlador (el Access Point que comunica las etiquetas)
• La licencia anual.
• Bolsa de horas para integrar a nuestro POS.
• Soporte técnico. 

La implementación de las etiquetas (binding como le llama el proveedor) fue realmente sencilla, por lo que lo hicimos nosotros directamente.

En nuestro caso, el costo total del proyecto, para 60 meses, fue de: 26.000.00 euros x tienda por:

• Hardware: 1.500 etiquetas de 2.6 pulgadas.
• Hardware: Un Controlador (AP) por tienda.
• Software: 60 meses de licenciamiento.
• Servicio: Integración al POS y soporte del proveedor 60 meses. 

A partir del año 5 se espera renegociar con el proveedor, pagando únicamente el licenciamiento y el soporte para los 5 años restantes de vida útil de las etiquetas. 

El valor de la inversión por 60 meses fue de 28.850.000 COP por tienda. 

El ahorro por tienda, contemplando costos laborales, insumos y administrativos, por año es de 7.750.962 COP. Si se tiene en cuenta una inflación del 8,2% se logra un ahorro de aproximadamente 50.000.000 por tienda en 5 años.

El retorno de la inversión de etiquetas electrónicas en este caso se estima en 2 años y 2 meses (26 meses).

Nota 1: Cabe la anotación de que se contemplaron únicamente los costos laborales, costos de insumos y costos administrativos. Los demás costos descritos en este artículo no se contemplaron en el cálculo del retorno de la inversión. 

Nota 2: Tampoco se contemplaron los ingresos adicionales impulsados por las diferentes funcionalidades de las etiquetas.